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스크린리더 사용자를 위한 MS 오피스 활용 매뉴얼 3부_공동작업

접근성

안녕하세요. 엔비전스입니다.

어느덧 <스크린리더 사용자를 위한 MS 오피스 활용 매뉴얼>도 마지막에 이르렀습니다. 이번 글은 오피스 365에서 다른 사용자와 함께 문서 공동 작업하기에 관해 다룹니다. 또한, JAWS, NVDA에서 지원하는 오피스 문서 빠른 탐색에 대해 안내해 드리겠습니다. 참고로 오피스 공동 작업을 위해서는 OneDrive를 사용할 수 있도록 활성화해야 합니다.

오피스에서 스크린리더 빠른 탐색 키 이용하기

NVDA와 JAWS는 웹 페이지 탐색과 유사한 오피스 문서 빠른 탐색 기능을 제공합니다. 오피스 문서 빠른 탐색이 중요한 이유는 문서의 하이퍼 링크, 제목 요소 등으로 탐색하여 읽으므로써 문서의 구조를 명확히 파악할 수 있다는 점이 있습니다. 그 밖에 공동 작업 시 변경 내용을 추적할 수 있다는 점에서 매우 중요합니다.

사용 방법은 오피스 문서를 연 상태에서 가상 커서를 활성화하면 됩니다. NVDA는 NVDA+Spacebar 키를, JAWS는 JAWS+z 키를 눌러 가상 커서를 켜거나 끌 수 있습니다. 문서를 작성할 때에는 가상 커서를 끈 상태에서 작성합니다. 오피스 문서의 빠른 탐색 키는 대부분 웹과 동일합니다. 그리하여 이 문서에서는 오피스에서 사용되는 각주, 메모 등의 빠른 탐색 키 리스트만 안내해드리도록 하겠습니다. 나머지 빠른 탐색 키는 오피스를 실행한 상태에서 JAWS+1 또는 NVDA+1 키를 눌러 키 연습 모드로 진입하여 확인하실 수 있습니다. 

 

JAWS와 NVDA의 빠른 탐색 키 목록

기능

JAWS 

NVDA

각주 단위 이동 

 o

없음

미주 단위 이동

d

없음

메모 단위 이동

n

 

변경내용으로 이동

r

a

철자 오류로 이동 

m

w

문법 오류로 이동

a

 

제목 단위로 이동

H

 

하이퍼 링크로 이동

F

k

  

주의

  • JAWS는 폼 요소로 이동하는 빠른 탐색 키 ‘f’가 오피스 문서에서 하이퍼 링크로 이동하는 기능 키로도 활용됩니다. 기존에 웹에서 사용하던 방문/방문하지 않은 링크 ’v/u’는 사용할 수 없습니다.
  • NVDA는 변경 내용으로 이동할 수 있는 빠른 탐색 키를 제공하지만, 동작이 원활하지 않으므로 후에 소개할 요소 목록을 통해 확인하는 방법이 편리합니다.

문서 공유하기

다른 사용자와 문서 공동 작업을 진행하려면, 우선 공동으로 작업하려는 사람과 문서를 공유해야 합니다. 공동 작업자를 추가하는 방법은 다음과 같습니다.
  • Alt 키를 눌러 리본 메뉴를 연 다음, 왼쪽 방향키로 공유 버튼까지 이동하여 Space 키를 눌러 활성화합니다. 또는, 리본 메뉴 단축키인 Alt + C S를 눌러 공유 대화상자를 엽니다. 
  • 공유 버튼은 토글 형태입니다. 문서 공유가 활성화된 경우, F6 키를 눌러 창 전환 시 문서 소유자 및 공동 작업을 위한 사용자를 추가할 수 있는 기능, 기타 공유 기능 옵션이 포함된 공유 화면으로 전환할 수 있습니다.
  • 공유 대화상자가 표시되면 초점은 전자 메일을 입력할 수 있는 편집 창에 위치하며, 공동 작업자로 초대할 사용자의 메일 주소를 입력합니다. Tab 키를 눌러 주소록 찾아보기 버튼을 눌러 주소록에서 공동 작업자를 지정할 수도 있습니다.
  • 메일 주소를 직접 입력하는 방법 외에도 문서 첨부파일 링크 보내기, 공유 링크 보내기를 통해 공동 작업자를 지정할 수 있습니다.
  • 초대하려는 사용자의 이메일 주소를 지정한 다음 Tab 키를 눌러 <이 문서에 권한 부여> 콤보 상자로 이동한 다음 공동 작업자의 문서 권한을 설정해야 하며, 위, 아래 방향키를 사용하여 보기 가능, 편집 가능의 두 가지 유형 중 선택하여 적용할 수 있습니다.
  • 공동 작업자를 추가하고, 문서 권한을 변경한 후 공유 버튼을 누르면, 입력한 이메일 주소로 공유 링크가 발송됩니다.

공유 받은 문서 열기

공동 작업자로 초대받은 사용자는 다음의 방법을 통해 공유 받은 문서를 열 수 있습니다.
  1. MS 워드를 실행한 다음 Ctrl+O 키를 눌러 열기 탭을 활성화한 다음, Tab 키를 눌러 최근 항목 탭에 위치합니다.
  2. 아래 방향키를 눌러 나에게 공유 탭까지 이동한 다음, Tab 키를 누릅니다. 초점은 나와 공유 목록에 위치합니다.
  3. 나와 공유 목록에는 현재 나에게 공유된 문서 목록이 표시되며, 문서 이름 및 만든 사람 정보가 함께 표시됩니다. 예를 들어, Accessibility 사용자가 접근성 제안_180321 문서를 공유하였다면, 접근성 제안_180321.docx  만든 사람: Accessibility와 같이 표시되며, 스크린 리더로 이를 인지할 수 있습니다.
  4. Enter 키를 눌러 문서를 열 수 있습니다. 공동 작업자로 초대받은 사용자의 경우 공동 작업을 위한 문서를 처음 열 시 제한된 보기로 문서가 열리게 되며, 공동 작업을 위한 문서를 연 상태에서 F6 키를 눌러 알림 창으로 이동한 다음 <이 사람의 문서 신뢰> 버튼을 눌러 제한된 보기를 해제해야 공동 작업을 진행할 수 있습니다.

문서 공동 작업하기

문서 공동 작업을 진행하기 전, 먼저 Ctrl+Shift+E 키를 눌러‘변경 내용 추적’ 기능을 활성화해야 합니다. 변경 내용 추적 기능은 사용자가 문서의 수정된 부분 이를테면 문서의 특정 내용이 삽입/ 삭제된 경우와 같은 변경 이력을 알 수 있습니다. JAWS 스크린 리더는 변경 내용 추적 기능을 활성화 또는 비활성화할 때 ‘변경 내용 추적 활성화’와 같이 음성 출력합니다.

현재 공동 작업을 위한 문서가 열린 상태이고, 공동 작업자로 초대받은 사용자가 문서를 열었을 때 문서 소유자에게 ‘Accessibilit님이 문서 편집을 시작했습니다’와 같이 알림이 표시되며 스크린 리더로 이를 인지할 수 있습니다.
JAWS, NVDA 스크린 리더는 변경 내용이 있는 영역에 커서를 이동하면, ‘웹 접근성  삽입됨’, ‘웹  삽입됨 모바일 접근성’ 등과 같이 수정/삽입/삭제된 내용을 알 수 있습니다. JAWS 스크린 리더는 추가적인 설정을 통해 변경 내용 혹은 변경 내용+변경한 사람, 변경 내용+변경한 사람+날짜 등과 같이 변경 내용 추적 알림을 다양한 방법으로 알리도록 설정할 수 있습니다. 이 매뉴얼에서는 빠른 설정을 통해 변경 내용 추적 알림을 설정하는 방법을 설명합니다. 방법은 다음과 같습니다.
  1. JAWS 스크린 리더가 실행된 상태에서 공동 작업하고자 하는 문서를 연 다음, JAWS+V 키를 눌러 빠른 설정 대화상자를 엽니다.
  2. 아래 방향키를 사용하여 편집 옵션 내 변경 내용 추적 알림 항목을 찾은 다음 Space 키를 눌러 원하는 항목으로 설정한 다음 확인 버튼을 눌러 빠른 설정 대화상자를 닫습니다.
또한, JAWS, NVDA는 가상 커서가 켜진 상태에서 문서의 변경된 부분으로 빠르게 이동할 수 있는 기능을 제공합니다. JAWS의 경우 빠른 탐색 키인 R/Shift+R 키를 눌러 다음/이전 변경된 부분으로 이동할 수 있습니다. NVDA는 빠른 탐색 키 ‘a’를 제공하지만 기능이 잘 동작하지 않는 경우가 많으므로 NVDA+F7 키를 눌러 요소 목록 대화상자를 연 다음 요소 유형 중 주석을 선택하고 탭 키를 눌러 목록 상자로 이동하면, 변경 이력이 표시됩니다.

주의

NVDA는 변경 내용 추적 기능을 단축키로 활성화할 경우 사용 여부를 알지 못하므로 리본 메뉴 단축키인 Alt, R, G를 누르면 변경 내용 추적 기능의 활성 여부를 알 수 있습니다. 변경 내용 추적 기능이 활성화된 경우 ‘변경 내용 추적  선택됨’과 같이 음성 출력합니다.

댓글 추가하기

문서 공동 잡업 시 원활한 커뮤니케이션을 위해 MS 워드에서는 댓글 기능을 제공합니다. 문서에 댓글을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.
  1. 댓글을 추가하려는 단어 또는 문장을 선택합니다.
  2. Alt, C, C 키를 눌러 댓글 서브메뉴를 열고 새 메모 텍스트 항목을 위 또는 아래 방향키로 선택한 다음 Enter 키를 누르면 댓글 입력 창이 표시됩니다.
  3. 댓글을 입력합니다. 댓글은 여러 줄로도 입력할 수 있습니다.
  4. 댓글 입력을 완료한 다음, Esc 키를 눌러 댓글 입력 창을 닫습니다.

댓글 확인하기

JAWS, NVDA는 댓글을 단 단어 또는 문장에 커서를 위치할 경우 댓글 내용을 확인할 수 있습니다.
  1. JAWS는 댓글이 있는 단어 또는 문장에 커서가 위치할 시 ‘Accessibility의 메모:  접근성’과 같이 댓글 작성자 및 댓글 내용을 알려줍니다.
  2. NVDA는 댓글이 있는 단어 또는 문장에 커서를 위치하면, ‘메모 있음’라고 음성 출력하며, NVDA+Alt+C 키를 눌러 댓글 내용을 확인할 수 있습니다.
JAWS, NVDA 스크린 리더는 댓글 목록을 빠르게 확인할 수 있는 빠른 탐색 기능을 제공합니다. JAWS에서 댓글로 빠르게 이동하기 위해 가상 커서를 켠 다음, N 또는 Shift+N 키를 눌러 이전/다음 댓글로 이동할 수 있습니다. NVDA는 요소 목록 대화상자를 연 다음 요소 유형을 주석으로 선택한 다음 Tab 키를 누르면 목록 상자에서 댓글을 확인할 수 있습니다.

문서 충돌 해결하기

두 명 이상의 사용자가 동시에 문서를 작업할 경우 변경 내용이 충돌할 수 있습니다. 스크린 리더 사용자가 문서 충돌을 해결하는 데 어려움이 있으므로, 충돌이 발생할 시 대처 방법을 간단히 살펴보겠습니다.
공동 작업 중 문서의 충돌이 발생할 시 업로드 실패가 발생하며, 충돌 문제를 해결하기 전까지 문서가 서버에 저장되지 않습니다.
F6 키를 눌러 충돌 해결 모드 알림 창으로 이동한 다음 탭 키를 눌러 해결 버튼을 찾아 Space 키를 누릅니다. 리본 메뉴를 열고 왼쪽 방향키를 사용하여 충돌 탭의 <내 변경 내용을 적용> 또는 <내 변경 내용 적용 취소> 버튼을 눌러 충돌 문제를 해결할 수 있습니다.

주의

NVDA 스크린 리더의 경우 문서 충돌 시 충돌 해결을 위해 해결 버튼을 눌렀을 때 표시되는 충돌된 부분이 표시되는 편집 창의 내용을 원활히 탐색할 수 없습니다.

지금까지 MS 워드에서의 문서 공동 작업에 대해 알아보았습니다. 다음에 더 좋은 아티클로 찾아뵐 것을 약속드립니다. 감사합니다.

 


 

 

 

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