스크린리더 사용자를 위한 오피스 도구 활용 매뉴얼 4부: 문서 공동 작업하기
안녕하세요, 엔비전스입니다.
저희가 지난 글에서 언급한 것처럼 어느덧 Google Docs 활용 매뉴얼 마지막 글이 되었습니다. 이번 글에서는 다른 사용자와 함께 문서를 공동으로 작업하는 방법에 대하여 알아보도록 하겠습니다. 아울러 문서 공동 작업과는 무관한 내용이지만 Google Docs의 음성 받아쓰기 기능도 함께 알아보도록 하겠습니다.
문서 공동 작업이란?
두 명 이상이 하나의 문서를 동시에 검토/수정하는 것을 문서 공동 작업이라 합니다. Google Docs는 온라인에서 문서 작업이 바로 이루어지는 만큼 문서 공동 작업에 유리합니다. 만약 Google Docs에서 다른 사람과 함께 문서를 편집할 경우 상대방이 입력한 내용이 나의 화면에도 즉시 반영됩니다.
스크린리더를 위한 공동 작업 접근성 역시 대부분 충실하게 지원되고 있습니다. 예를 들어 내가 위치한 문단에 다른 사용자가 포커스하였다면 “‘사용자 이름’이 이 문단을 함께 편집하고 있습니다”와 같은 메시지를 출력합니다. 또한, 다른 사용자가 편집하고 있는 문단을 벗어나면 해당 사실을 알려줍니다. 다른 사용자에 의해 변경된 문서 내용을 바로 알 수도 있습니다.
위의 공동 작업 알림을 읽지 않도록 설정할 수도 있는데, 메인 접근성 메뉴로 이동하는 Alt+Shift+a 키를 누릅니다. 위/아래 화살표 키를 이용해 설정으로 이동합니다. 오른쪽 화살표 키로 하위 메뉴에 진입한 후 공동 작업자 공지 사용안함에 체크하십시오.
공동 작업자 초대하기
우선, 문서 공동 작업을 위해서는 작업하려는 사람과 문서를 공유해야 합니다. 그리고 문서를 공유 받는 사람(수신자)는 반드시 Google 계정을 소유하고 있어야 합니다. 수신자의 초대 방법은 다음과 같습니다.
- Alt+Shift+f 키를 눌러 메뉴 영역으로 이동합니다.
- Shift+Tab 키를 눌러 공유하기 버튼으로 이동하여 Spacebar로 선택합니다.
- 문서 공유 대화상자가 열리고 포커스는 사용자 Google 계정 이름 또는 E-Mail 주소를 입력하는 곳에 위치합니다.
- E-Mail 주소 입력창은 자동 완성 입력창이므로 주소록과 메일 발송 내역 등에 저장된 사용자 E-Mail 중 입력한 문자가 포함된 항목을 표시합니다.
- 예를 들어 ‘g’를 입력했다면 연락처 중 메일 주소 또는 이름에 ‘g’가 포함된 사람들이 표시됩니다.
- JAWS와 NVDA는 자동 완성이 표시될 경우 ‘확장됨’과 같이 메시지를 출력합니다.
- 자동 완성 목록을 확인하려면 아래 화살표키로 리스트에 바로 접근할 수 있고, Enter 키를 누르면 포커스 된 메일 주소의 수신자가 추가됩니다.
- 추가된 수신자를 삭제하려면 입력 창에서 Backspace 키를 누르십시오.
- Tab 키를 누르면 추가된 사용자의 권한을 설정하는 리스트 박스가 있습니다.
- 아래 화살표 키를 눌러 권한 목록을 탐색합니다.
- 수신자에게 부여할 수 있는 권한은 보기 가능, 수정 가능, 댓글 작성 가능입니다.
- 원하는 권한에 화살표 키로 포커스 하였다면 enter 키로 권한을 선택합니다.
- 권한 목록에서 Tab 키를 한 번 누르면 메모 입력 창이 있습니다. 수신자에게 전달할 메모가 있다면 해당 입력창에 메모를 기입합니다.
- Tab 키를 눌러 전송 버튼에서 Spacebar로 선택합니다. 정상적으로 추가되었다면 수신자에게 메일이 전송됩니다.
공유 받은 문서 열기
수신자는 Google 계정으로 로그인하여 메일함을 엽니다. 공유자에게서 도착한 Google Docs 공유 메일이 도착했는지 확인합니다. 메일 제목은 문서 제목 - 부여된 권한 순으로 표시됩니다.
예를 들어 <스크린리더 사용자를 위한 오피스 도구 활용 매뉴얼 4부: 문서 공동 작업하기>라는 제목의 문서를 공유했다면 "스크린리더 사용자를 위한 오피스 도구 활용 매뉴얼 4부: 문서 공동 작업하기 - 수정 권한 공유"와 같이 메일 제목이 표시됩니다. 메일 본문에 있는 ‘문서에서 열기’ 링크를 누르면 공유 받은 문서가 내 문서함에 추가되고, 문서가 열립니다. 이후 문서를 다시 열 때 ‘docs.google.com’에 접속하여 최근 문서 리스트에서 바로 열 수 있습니다.
문서에 댓글 추가하기
문서를 공동 작업할 때 작업자들 간에 반드시 원활한 커뮤니케이션이 필요합니다. 메신저를 통해 문서 작업에 대한 커뮤니케이션을 할 수 있겠지만 Google Docs는 댓글 기능을 통해 문서를 수정 제안하는 등의 커뮤니케이션을 할 수 있습니다. 또 댓글을 통해 문서에 대한 토론이 이루어졌다면 특정 토론이 완료된 것인지 아닌지를 표시할 수 있어 다른 사용자들이 효율적으로 작업의 흐름을 파악할 수 있습니다. 댓글 추가 방법은 다음과 같습니다.
- 댓글을 추가할 문자, 단어, 문장 등을 선택합니다.
- CTRL+Alt+m 키를 눌러 댓글 추가 대화상자를 엽니다.
- 포커스는 댓글을 입력하는 입력창으로 이동합니다.
- 해당 입력창에 댓글 내용을 입력하고, Tab 키를 눌러 ‘댓글 올리기’ 버튼을 누르면 댓글이 추가됩니다.
댓글 확인하기
댓글을 추가한 다음 포커스를 댓글이 추가된 단어 또는 문장에 위치하고, 잠시 기다리면 스크린리더에서 ‘댓글 시작’, ‘댓글 마지막’이라는 메시지가 출력됨을 확인할 수 있습니다. 그리고 만약 Google Docs에서 점자 설정이 사용 해제되어 있다면 스크린리더가 댓글의 시작과 끝을 더 명확히 알려줍니다.
댓글을 정확히 확인하려면 댓글 스트림 대화상자를 열어야합니다. 댓글 스트림 대화상자를 여는 키는 CTRL+Shift+Alt+a 입니다.
댓글 스트림 대화상자에서는 가상커서 상태로 돌아가기 때문에 화살표 키로 탐색할 수 있습니다. 단 포커스가 댓글 스트림 대화상자 가장 아래에 위치할 수 있기에 CTRL+Home 키를 눌러 문서 페이지 처음으로 이동한 다음 별표 체크박스로 이동하여 화살표 키와 Tab 키로 탐색하는 것이 좋습니다. JAWS와 NVDA 모두 체크박스 이동 빠른 탐색키는 ‘x’ 입니다.
댓글 스트림 대화상자의 화면 구조는 댓글 추가 버튼이 있고, 댓글 목록이 이어지는 구조입니다. 각 댓글에는 댓글이 지정된 텍스트, 댓글 내용, 답글, 완료가 있습니다. 완료는 임의의 사용자가 추가한 댓글에 대한 토론이 답글을 통해 모두 완료되면 사용하는 버튼입니다. 완료를 누르게 되면 완료된 댓글 리스트는 댓글 스트림에서 사라집니다.
참고 :
Google docs 점자 지원 On/Off는 접근성 메뉴에서 할 수 있습니다. 메인 접근성 메뉴로 바로가는 단축키 Alt+Shift+a 키를 누릅니다. 아래/위 화살표 키로 설정을 찾은 다음 오른쪽 화살표 키를 눌러 설정 하위 메뉴에 진입합니다. 점자 지원을 찾아 Enter 키로 해제할 수 있습니다. 점자 지원 해제 시 다음을 유의하십시오.
• 점자 지원을 해제하면 JAWS와 NVDA 모두 Chrome에서 문서 입력 시 수동으로 가상커서를 비활성화해야 합니다.
• JAWS를 사용할 경우 문서 본문에서 문서 처음과 끝으로 이동하는 단축키 CTRL+Home과 CTRL+End 키를 사용할 수 없습니다.
수정 제안하기
Google Docs는 문서 원본을 수정하지 않고 내용 수정 제안을 할 수 있습니다. 수정을 제안하려면 먼저 제안 모드로 문서를 변경해야 합니다. Google Docs에는 문서를 직접 수정하는 수정모드, 내용 수정을 제안하는 제안모드, 보기만 가능한 보기모드가 있습니다. 제안모드는 메인 보기 메뉴, 기본 툴바, 팝업키를 눌러 나타나는 컨텍스트 메뉴 세 가지 경로를 통해 설정할 수 있습니다. 가장 간단한 방법은 팝업키를 눌러 컨텍스트 메뉴에서 제안 모드로 변경하는 것입니다. 팝업키를 누른 다음 아래 화살표 키를 이용하여 수정 제안 항목을 enter 키로 선택하십시오.
메인 보기 메뉴에서 제안 모드로 변경하려면 먼저 보기 메뉴로 바로가는 단축키 Alt+Shift+v 키를 누르십시오. 아래 화살표 키를 눌러 모드 항목을 찾은 다음 오른쪽 화살표 키로 모드 하위 메뉴에 진입합니다. 아래 화살표 키로 수정 제안을 찾아 Enter 키로 선택합니다.
기본 툴바에서 변경하려면 먼저 파일 메뉴로 이동하는 단축키 Alt+Shift+f 키를 누릅니다. Tab 키로 기본툴바까지 접근합니다. 인쇄를 지나면 현재 선택되어 있는 모드가 나타나는데 이곳에서 아래 화살표 키를 눌러 메뉴를 확장합니다. 아래 화살표 키를 이용해 수정 제안 모드를 선택하십시오.
수정 제안모드를 선택한 사용자가 특정 내용을 수정 제안하면 다른 사용자의 댓글 대화상자에 제안자가 수정한 내용이 표시되고 해당 내용을 수용할 것인지 거부할 것인지를 선택할 수 있습니다. 여기서 주의하셔야 할 점은 위 섹션에서 설명한 댓글 스트림 상자와 댓글 대화상자를 혼동하시면 안된다는 것입니다. 댓글 스트림은 등록되는 댓글의 현황을 실시간으로 확인하면서 답글을 남길 수 있는 것입니다. 댓글 대화상자는 댓글을 보여주는 기능은 유사하지만 수정 제한 사항이 있을 경우 수정을 수용할지 거부할 지를 선택할 수 있습니다.
다른 사용자가 수정 제안 시 수정 제안된 내용을 원래 내용과 구별하기 위하여 수정 제안된 원본을 초록색 박스로 감싸고 있지만 스크린리더에서는 수정 내용과 원본 내용이 모두 같이 출력되고 있어 처음 수정 제안모드를 사용하시는 분들은 혼란을 겪을 수 있습니다. 점자 사용을 해제하면 그러나 수정 제안이 적용된 내용에 진입했을 때 제안 영역에 진입했다는 사실을 바로 알려줍니다. 제안된 내용을 정확히 확인하려면 댓글 대화상자로 이동하여 수정 제안 사항을 확인하십시오. 제안을 수용하면 제안된 내용으로 문서가 업데이트되고, 거부하면 원본 그대로 남습니다.
음성으로 입력하기
Google Docs는 서두에서 언급했듯이 음성 받아쓰기 기능을 제공합니다. 음성 받아쓰기는 독자 여러분들도 알고 계시듯이 음성 내용을 텍스트로 변환하는 것입니다. Google Docs 음성 받아쓰기를 이용하려면 반드시 Chrome 브라우저를 사용해야 합니다. 그리고 당연하겠지만 마이크가 필요합니다.
먼저 마이크가 정상적으로 동작하고 있는지 확인합니다. 그 다음 Chrome을 실행하고 Google docs 페이지로 접속합니다. 처음으로 CTRL+Shift+s를 누르면 Chrome이 마이크에 접근하도록 허용할 것인지를 묻는 대화상자가 나타납니다. Tab 키를 이용하여 허용 버튼을 선택하면 음성 받아쓰기 모드가 시작됩니다.
스크린리더는 ‘음성 입력 사용’이란 메시지를 출력합니다. 여기서 주의하여야 할 점은 Chrome에서 문자가 입력될 때마다 자주 ‘온라인 상태입니다’라는 메시지를 스크린리더가 출력합니다. 음성 입력 역시 마찬가지로 문자가 입력될 때 위와 같은 메시지가 출력됩니다. 물론 Google Docs의 받아쓰기는 스크린리더의 음성을 무시하지만 만약을 대비함과 함께 계속해서 같은 내용의 메시지를 듣는 번거로움을 피하려면 받아 쓰기를 하는 동안 스크린리더 음성을 잠시 중단하는 것이 좋스니다. 받아 쓰기를 중단하려면 다시 CTRL+Shift+s 키를 누르십시오. 스크린리더가 ‘음성 입력 중지됨’이라는 메시지를 출력하고, 받아 쓰기 역시 종료됩니다.
Google Docs 음성 받아쓰기는 상당히 정확한 음성 인식률을 보입니다. 물론 한국어 문법에 맞는 띄어쓰기가 잘 되지 않는 점이 있고, 구두점을 음성으로 삽입할 수 없다는 단점이 있지만, 음성 언어를 텍스트로 변환하는 수준은 매우 탁월합니다. 나아가 Google Docs 언어를 한국어로 설정한 상태에서 영어 문장을 말하면 영문을 입력합니다. 단 사람의 이름과 같은 것은 영어식 발음과 유사하게 하더라도 한글로 해당 소리를 표기합니다.
글을 마치며
지금까지 총 4차례에 걸쳐 스크린리더 사용자를 위한 Google Docs 사용 방법을 알아보았습니다. 주요 기능만 간략하게 다루었기 때문에 맞춤법 검사기 사용 방법 등의 유용한 기능을 다루지 못한 점은 아쉬움으로 남습니다. 만약 기회가 된다면 이 글에서 다루지 못했던 유용한 기능을 더욱 자세하게 안내해드릴 것을 독자 여러분께 약속드립니다.
저희는 곧 여러분께 Microsoft Word 사용 방법에 대한 내용을 가지고 다시 찾아뵙겠습니다. 긴 글 끝까지 읽어주셔서 감사합니다.